Trend der externen Buchführung: Was spricht für ein Outsourcing der Buchhaltung?
Zu jedem Unternehmen gehört eine Buchhaltung. Normalerweise erledigen Fachleute der eigenen Firma diese Arbeit. Allerdings lassen heutzutage immer mehr Unternehmen Ihre Buchhaltung extern führen. Wir wollten vom Experten Günter Wüst der BGW Treuhand AG aus Altstätten wissen, welche Vorteile dieses Outsourcing mit sich bringt.
Aus welchen Gründen lassen Firmen ihre Buchhaltung extern führen?
Für die Buchführung muss kein Personal eingestellt werden, für welches zusätzliche Abgaben bezahlt werden müssen. Für den Inhaber (vorwiegend bei KMU‘s) ist es eine Zeitersparnis, wenn er die Buchhaltung nicht selber machen muss.
Wann macht es Sinn für ein Unternehmen, für die Buchhaltung keine eigenen Leute zu beschäftigen?
Vorwiegend bei KMU‘s. Der Betriebsinhaber kann die Zeit für seine Kernkompetenzen (wie Kundenbetreuung, Arbeiten selber ausführen, etc.) nutzen.
Welche Vorteile hat ein Unternehmen sonst noch, wenn die Buchhaltung extern erledigt wird?
Die externe Stelle verfügt über das notwendige Fachwissen, ist durch Weiterbildungen und entsprechende Netzwerke immer auf dem neuesten Stand. Die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens benötigen dadurch keine fachliche (buchhalterische) Weiterbildung. Ebenso wird keine teure Software (Buchhaltungsprogramm) benötigt.
Besteht die Gefahr, dass eine Firma durch das Auslagern der Buchhaltung nur noch beschränkt Übersicht über die Finanzen hat?
Nein. Im Normalfall weiss der Unternehmer, wie seine finanzielle Situation aussieht. Aber durch die externe Buchhaltungsstelle wird er zusätzlich regelmässig informiert und kann daher entsprechend kostensparend dort einwirken, wo es für sein Unternehmen etwas bringt.
Wie wichtig ist es, dass eine Firma einen persönlichen Ansprechpartner hat, wenn sie ihre Buchhaltung extern vergibt?
Die Finanzen sind generell eine Vertrauenssache. Daher ist es meines Erachtens sehr wichtig, dass der entsprechende Betreuer (Ansprechpartner) nicht jedes Jahr wechselt. Der Kunde soll das Gefühl der Sicherheit empfinden. Die Unternehmen sollten aber so ehrlich sein, nicht einfach ein Büro zu wählen, von dem sie schon mal «etwas gehört» haben. Man sollte auch den Mut besitzen, den Ansprechpartner als Vertrauensperson zu sehen oder ihn bei Bedarf durch jemanden zu ersetzen.
Wie muss ein Unternehmen vorgehen, wenn es seine Buchhaltung auslagern will?
Die verantwortliche Person des Unternehmens (Inhaber) sollte sich eine Person/ein Büro aussuchen, in welche/s er Vertrauen hat. Dann soll das persönliche Gespräch mit dem eventuell zukünftigen Betreuer gesucht werden. Dort können dann die Modalitäten ausgetauscht werden. Zum Beispiel: In welchen Abständen soll verbucht werden (monatlich, quartalsweise), welche Auswertungen werden gewünscht, sollen zusätzlich zu der Buchhaltung noch weitere administrative Arbeiten ausgelagert werden (wie Rechnungen schreiben) etc.
Und zum Schluss: Welchen Expertentipp geben Sie unseren Lesern mit auf den Weg?
Ich empfehle jedem Unternehmen, sich die Frage zu stellen, wofür man seine kostbare Zeit einsetzen möchte. Die Auslagerung der Buchhaltung kann für ein Unternehmen sehr viel Zeitersparnis bringen. Sicher, die Buchführung kostet etwas. Wenn man aber Kosten/Nutzen ehrlich zieht, kann dies sehr viel bewirken.
Das kompetente Team der BGW Treuhand AG berät Sie gerne!
